Comment Utiliser les Salles de Petits Groupes sur Zoom ?

Marion Dubois

Nov 14, 2024

Comment Utiliser les Salles de Petits Groupes sur Zoom ?

Maximiser l'efficacité de l'équipe est l'objectif ultime de chaque responsable d'équipe, mais les grandes réunions peuvent souvent devenir improductives car les membres de l'équipe n'ont pas assez de temps pour communiquer. De plus, plusieurs orateurs ne peuvent pas parler en même temps pendant une réunion, c'est pourquoi il est préférable de créer un espace séparé où différents membres de l'équipe peuvent parler sans interruption.

L'application Zoom offre une solution parfaite à ce problème en permettant aux participants de rejoindre des petits groupes où ils peuvent discuter de tâches particulières en privé.

Vous êtes au bon endroit si vous commencez tout juste avec Zoom. Parce que dans ce tutoriel, nous allons vous montrer comment utiliser les salles de petits groupes sur Zoom lors des réunions que vous organisez sur cette application.

• Partie 1: Qu'est-ce qu'une Salle de Petits Groupes sur Zoom?
• Partie 2: Comment Créer une Salle de Petits Groupes?
• Partie 3: Comment Gérer les Petits Groupes?
• Partie 4: Comment Enregistrer les Salles de Petits Groupes?
• Partie 5: Résolution des Problèmes avec les Salles de Petits Groupes avec Zoom

Partie 1: Qu'est-ce qu'une Salle de Petits Groupes sur Zoom?

Une salle de petits groupes est une sous-salle qui peut être créée pendant une réunion et vous pouvez diviser une réunion en jusqu'à 50 sessions de petits groupes. L'application vous permet de choisir si vous souhaitez créer ces sous-salles et diviser les participants d'une réunion en petits groupes automatiquement ou manuellement.

Vous devez acheter le module complémentaire Grande Réunion si vous souhaitez créer 50 sessions en petits groupes comptant jusqu'à deux cents participants. Chaque participant à une session en petits groupes possède un contrôle complet sur les options de partage vidéo, audio et d'écran, et peut enregistrer chaque salle de petit groupe localement. Si l'organisateur de la réunion a activé la fonction d'enregistrement dans le cloud, Zoom n'enregistrera que la salle principale tout en donnant aux participants la possibilité d'enregistrer la salle de petits groupes séparément.

Partie 2: Comment Créer une Salle de Petits Groupes?

1. Activer les Salles de Petits Groupes sur Zoom

Pour créer une salle de petits groupes, vous devez installer le client de bureau Zoom et créer un compte sur Zoom. Une fois ces deux étapes terminées, vous devez vous connecter à votre compte et choisir l'option Paramètres du compte dans le menu Gestion du compte. Localisez la fonction Salle de Petits Groupes qui se trouve dans l'onglet Réunion et si la fonction est désactivée, vous devez cliquer dessus pour l'activer.

Les hôtes qui souhaitent affecter des participants à des salles de petits groupes lors de la planification d'une réunion doivent cliquer sur la case à cocher Autoriser l'hôte à affecter des participants aux salles de petits groupes lors de la planification d'une réunion. Cliquez sur l'icône de Verrouillage rendra le réglage de la salle de petits groupes obligatoire pour tous les utilisateurs de votre compte Zoom.

En plus d'utiliser les salles de petits groupes pendant les réunions, vous pouvez également les activer dans différents groupes que vous créez. Rendez-vous dans le menu Gestion des Utilisateurs, cliquez sur l'option Gestion des Groupes, puis sélectionnez le groupe dans lequel vous souhaitez activer les salles de petits groupes.

Cliquez sur l'onglet Paramètres, accédez à l'onglet Réunions et cliquez sur la fonction Salle de Petits Groupes. Vous pouvez ensuite activer cette option de la même manière que vous l'activeriez si vous configuriez une réunion Zoom régulière.

Zoom permet également aux administrateurs de compte et aux membres du compte d'activer la fonction de salle de petits groupes. Vous devez cliquer sur l'option Paramètres si vous accédez à un compte Zoom en tant que membre du compte ou allez dans la Gestion du Compte et choisissez l'option Paramètres du Compte si vous accédez à un compte Zoom en tant qu'administrateur de compte.

Ensuite, vous devez simplement activer l'option de salle de petits groupes dans l'onglet Réunions et décider si vous souhaitez pré-affecter des membres à des salles particulières lors de la planification d'une réunion.

2. Créer des Salles de Petits Groupes dans Zoom Meeting

Une fois la fonction de salle de petits groupes activée, vous devez démarrer une nouvelle réunion et cliquer sur l'icône Salle de Petits Groupes dans la barre d'outils du Zoom. Vous serez invité à définir le nombre de salles que vous souhaitez créer pour la réunion et à choisir si vous souhaitez attribuer des participants aux salles de petits groupes de travail automatiquement ou manuellement.

Cliquez sur le bouton Créer des Salles pour terminer le processus et procéder au réglage des paramètres pour chaque salle.

Partie 3: Comment Gérer les Petits Groupes?

Zoom offre plusieurs options qui facilitent la gestion des salles de petits groupes, donc après avoir créé des salles de petits groupes pour une réunion, vous devez cliquer sur l'icône Options.

Vous pouvez ensuite décider si vous souhaitez déplacer automatiquement tous les participants dans les salles de petits groupes, autoriser les participants à revenir à la session principale à tout moment ou définir le délai après lequel toutes les salles de petits groupes seront fermées. En option, vous pouvez également activer un compte à rebours après la fermeture d'une salle de petits groupes et spécifier sa durée.

Cliquez sur le bouton Ouvrir toutes les Salles pour commencer à affecter des participants à différentes salles de Petits Groupes. Vous devez ensuite cliquer sur le bouton Attribuer à côté d'une salle particulière et sélectionner tous les participants que vous souhaitez ajouter à cette salle. Gardez à l'esprit que le bouton Attribuer sera remplacé par le nombre de participants de chaque salle dès que vous y ajoutez le premier participant.

Zoom vous permet également de déplacer les participants d'une salle à une autre après les avoir attribués à l'une des salles de petits groupes que vous avez créées. Vous pourrez voir les options Déplacer et Echanger à côté des noms de tous les participants que vous avez ajoutés à une salle. Cliquez sur l'option Déplacer si vous souhaitez déplacer un participant d'une salle à une autre ou cliquez sur l'option Échanger si vous souhaitez changer les places de deux participants qui ont été ajoutés à des salles différentes. De plus, vous pouvez supprimer toutes les salles de petits groupes que vous avez créées et en créer de nouvelles en cliquant sur le bouton Recréer ou supprimer une salle que vous avez sélectionnée.

Partie 4: Comment Enregistrer les Salles de Petits Groupes?

Les participants qui rejoignent une salle de petits groupes auront plusieurs options à leur disposition, afin de pouvoir désactiver/réactiver le son des autres participants, démarrer ou arrêter une vidéo, voir la liste complète des participants, partager leurs écrans, discuter ou enregistrer une session de groupe.

Les participants ne peuvent pas commencer à enregistrer une salle de petits groupes avant d'avoir obtenu l'autorisation de l'hôte. Idéalement, les hôtes doivent activer cette option avant d'ouvrir les salles, bien qu'ils puissent accorder l'autorisation d'enregistrer en entrant dans une salle et en activant l'option d'Enregistrement Local.

Ensuite, il vous suffit de cliquer sur le bouton Enregistrer et les activités au sein de votre salle de petits groupes seront enregistrées. Zoom vous permet de mettre en pause ou d'arrêter un enregistrement à tout moment et il vous suffit de cliquer sur le bouton correspondant dans la barre d'outils de la réunion pour effectuer cette action.

N'oubliez pas que vous risquez de perdre la vidéo que vous enregistrez si le processus d'enregistrement est interrompu d'une autre manière qu'en cliquant sur les boutons Arrêter ou Pause.

Partie 5: Résolution des Problèmes avec les Salles de Petits Groupes avec Zoom

Même si la création et la gestion de salles de petits groupes ne devraient pas être trop difficiles, vous pouvez toujours rencontrer des problèmes. Jetons un coup d'œil à quelques uns des problèmes les plus courants rencontrés par les utilisateurs de Zoom avec salles de petits groupes.

1. Pourquoi ne puis-je pas rejoindre une Salle de Réunion Zoom?

Seuls les utilisateurs ayant accès au client de bureau Zoom, à l'application mobile Zoom et aux appareils H.323/SIP peuvent rejoindre les salles de petits groupes. Vous ne pourrez pas rejoindre une salle de petits groupes si vous utilisez Zoom à partir d'un navigateur Web.

2. Puis-je communiquer avec les participants dans la Session en Petits Groupes?

Les hôtes ne peuvent communiquer qu'avec les participants d'une seule salle de petits groupes, ce qui signifie qu'ils doivent rejoindre une salle à laquelle un participant particulier a été affecté afin de communiquer avec eux.

3. Les participants peuvent-ils basculer entre les salles de petits groupes après le début d'une session?

Non, ce n’est pas possible. Cependant, si vous supprimez un participant de la réunion, vous pourrez l'affecter à une nouvelle salle de petits groupes après avoir rejoint la réunion.

4. Que se passe-t-il si je rate ou ferme une invitation à une session en petits groupes?

Les participants peuvent rejoindre une session en petits groupes avant qu'elle ne se termine. L'icône Rejoindre la Session en Petits Groupes restera active tant que la réunion est en cours.

Conclusion

Diviser une réunion en sessions plus petites avec moins de participants peut augmenter la productivité de toute une équipe. Les salles de petits groupes de Zoom offrent un moyen facile d'accomplir cela en permettant à l'hôte de créer jusqu'à cinquante salles différentes pouvant accueillir jusqu'à 200 participants. La mise en place de salles de petits groupes avec Zoom est un processus simple qui ne prendra pas beaucoup de votre temps. Vous utilisez la fonction de salles de petits groupes de Zoom? Laissez un commentaire ci-dessous et partagez vos expériences avec nous.